Lean Management - ikke i kørselsregistrering!

Det er meget moderne, at tale om Lean Management i dag, og alle vegne skæres der ned på unødvendig spildtid. På trods af dette, viser en undersøgelse foretaget af Autolog ApS., at der hos langt de fleste virksomheder ligger utrolig meget spild i de administrative rutiner, når det gælder kørselsregistrering.

For firmaer med privatbilordninger eller andre kørselsordninger hvor der udbetales skattefri godtgørelse kræves det af SKAT, at der holdes et udførligt kørselsregnskab. Netop denne type registrering bliver der brugt uforholdsmæssigt meget tid på. En undersøgelse foretaget af Autolog ApS. viser, at den ansatte i gennemsnit bruger 1½-2 timer om måneden på at føre kørebog og økonomifunktionen bruger mellem 10 og 20 timer på kontrol og bogføring, afhængig af antallet af kørselsordninger i virksomheden. Dette skyldes, at 50% stadig benytter en papirløsning og kun 13% har integreret deres kørselsregistrering med økonomisystemet. Derfor bliver der brugt meget tid, både på manuel registrering og på dobbeltarbejde for økonomifunktionen. På trods af dette har alle firmaer, uden undtagelse, svaret at de har en politik om at reducere de administrative rutiner - altså Lean Management.

Udgiften forventes at stige

Undersøgelsen viser, at stort set alle firmaer har både firmabiler og privatbilordninger, og over halvdelen har også gulpladebiler. Der foretages kørselsregistrering for 70% af firmabilerne og for omkring halvdelen af gulpladebilerne. Kun 84% af privatbilordninger registrerer deres kørsel og dette er på trods af, at det er et krav fra SKAT, hvis der udbetales kørselsgodtgørelse.

Mellem 30-40% af virksomhederne forventer, at få flere biler fremover og kun omkring 9% forventer at antallet vil falde. Stigningen vil være størst på antallet af privatbiler, som jo kræver et mere udførligt kørselsregnskab. Derfor vil den administrative byrde stige hvis ikke firmaerne omlægger deres rutiner og optimerer registreringen.

I 2006 blev der udbetalt 6,5 milliarder kr. i kørselsgodtgørelse og det siger sig selv, at den slags beløb tiltrækker sig en vis opmærksomhed, ikke mindst fra myndighederne. Set i lyset af den seneste tids fokus på kørsel i biler på gule plader, så er det ikke usandsynligt, at fokus vil blive udvidet til at omfatte alle områder, der har med kørsel at gøre. Derfor kan det blive meget dyrt ikke at have et korrekt udført kørselsregnskab.

Mange penge at spare

Med et kørselsregistreringssystem som Autolog kan al kørsel automatisk registreres ved hjælp af GPS teknologi. Den ansatte skal blot have Autolog enheden liggende i bilens forrude, og når det så er tid til at aflevere kørselsregnskab kobler han den til pc'en som selv generer kørebogen. Derved sparer den ansatte tid på at føre sin kørebog og virksomheden sparer dermed penge samtidig med at virksomheden opnår en korrekt dokumentation overfor SKAT. Går man skridtet videre og integrerer Autolog systemet med økonomifunktionen undgås dobbeltarbejde og på den administrative side spares der derved også tid og penge.

I en virksomhed der deltog i undersøgelsen, med 14 privatbiler, bruger medarbejderen i gennemsnit 60 minutter om ugen på at føre kørselsregnskab, eller 4 - 5 timer om måneden. Ved brug af et automatisk kørselsregistreringssystem, vil det kun tage medarbejderen 20 minutter om måneden at føre sit kørselsregnskab. Det betyder, at denne virksomhed vil have en samlet besparelse på omkring 51 timer om måneden. Hvis hver medarbejde får en timeløn på 250 kr. giver det en årlig besparelse på mellem ca. 130 og 145.000 kr. pr. år. Autolog vil derfor være tjent hjem på ganske få måneder.

Læs mere om Autolog på http://www.autolog.dk/ og få lavet en beregning over hvor meget din virksomhed kan spare.

Emner