Lagkagehuset opnår kæmpe effektivitetsgevinst med MW Invoice Workflow fakturahåndtering

Pressemeddelelse juni 10, 2014 Fakturahåndtering Fakturaer Fakturagodkendelse Fakturabehandling Fakturascanning MW Invoice Workflow ReadSoft Microsoft Dynamics AX Lagkagehuset Faktura

”MW Invoice Workflow er så intuitivt, at vi faktisk ikke behøvede nogen introduktion til systemet. Alle processer, som kan automatiseres, er automatiseret, og alle de sparede klik bliver hurtigt til mange sparede arbejdstimer. MW Invoice Workflow er simpelt, gennemtestet og godt.” Søren Israelsen, Økonomidirektør, Lagkagehuset A/S

Udfordringen inden skiftet til automatisk fakturabehandling

Bagerkæden Lagkagehuset håndterer al kontering og bogføring centralt, mens godkendelse af fakturaer sker ude i kædens butikker og bagerier.

Lagkagehuset brugte tidligere en fakturascanningssoftware, som fungerede, men som ikke var i stand til at matche indkøbsordre- og fakturalinjer og dermed ikke kunne godkende fakturaer automatisk. Bogføringskonti skulle medarbejderne vælge manuelt for hver eneste faktura, ligesom de også skulle sætte godkender på.

Hvert år behandler Lagkagehuset ca. 30.000 fakturaer, og den delvis manuelle håndtering kostede megen spildt arbejdstid i regnskabsafdelingen og ude i butikkerne/bagerierne hver eneste dag hele året rundt.

Løsningen med ReadSoft og MW Invoice Workflow

Samtidig med et skift til Microsoft Dynamics AX 2012 ønskede Lagkagehuset at koble ReadSoft fakturascanning på og hermed få mulighed for at matche indkøbsordrer og fakturaer helt ned på linjeniveau.

ReadSoft anbefalede MW Invoice Workflow-løsningen til Lagkagehuset, og efter en online-demonstration og et enkelt referencebesøg hos en anden bruger var Lagkagehuset slet ikke i tvivl.

Implementeringen af MW Invoice Workflow blev klaret på kun to dage, og arbejdet med at behandle fakturaerne fungerer nu virkelig effektivt.

• Efter at en faktura er kommet ind i systemet via ReadSoft, sætter kreditorbogholderen konteringen op og vælger, hvilken butik/bageri, der skal modtage den.
  
  
• Hvis en faktura kommer fra en fast leverandør, forsyner systemet automatisk fakturaen med konto, og godkenderen bliver automatisk sat på, når butik/bageri er valgt.
  
  
• De fakturaer, som matcher indkøbsordren, godkendes automatisk, og skal ikke længere sendes til godkendelse ude i butikkerne.
  
  
• I de tilfælde, hvor faktura og indkøbsordre ikke matcher, sender kreditorbogholderen fakturaen til godkendelse ude i butikken med et enkelt klik på en knap i Dynamics AX.
  
  
• I samme øjeblik som godkenderen godkender fakturaen, bogføres den samtidig automatisk og er således færdigbehandlet.
  
  

MW Invoice Workflow skaber resultater fra dag ét

Lagkagehusets økonomidirektør Søren Israelsen forklarer, hvordan MW Invoice Workflow giver Lagkagehuset store besparelser både på kort sigt og i fremtiden:

”For det første er effektivitetsgevinsten meget stor, fordi systemet er så intuitivt og let at arbejde i.

Dernæst skal butikker og bagerier fremover udelukkende bruge tid på at tjekke, at de får de varer, de har bestilt. Ikke på at godkende fakturaer, der allerede stemmer med ordrerne. Det sparer en hel arbejdsgang. Det store kvantespring skabes med de automatiske fakturamatchninger.

Endelig kan vi som vækstvirksomhed nu indfri vores fremtidsplaner om at vokse med mange flere butikker uden samtidig at skulle ansætte flere medarbejdere i finansfunktionen. MW Invoice Workflow er et system, vi kan vokse i.”

Info om Lagkagehuset

Bagerkæden Lagkagehuset er etableret af bagerne Ole Kristoffersen og Steen Skallebæk via sammenlægningen af deres to bagerivirksomheder i 2008.

Lagkagehusets filosofi er, at kunderne skal have en kompromisløs oplevelse. Dette gælder i forhold til kvaliteten af produkterne, men også i forhold til service og butiksindretning.

På ganske få år er Lagkagehuset vokset fra 2 til 31 bagerbutikker.

Emner

---

Fakturahåndtering Fakturaer Fakturagodkendelse Fakturabehandling Fakturascanning MW Invoice Workflow ReadSoft Microsoft Dynamics AX Lagkagehuset Faktura