Kommunikation ved strategiimplementering

Kommunikation er et centralt punkt, når en strategi skal implementeres – I denne artikel vil vi gå i dybden med implementering af en HR-strategi, men er du interesseret i at læse mere omkring kommunikation i andre situationer, kan du læse mere her: http://www.probana.com/kom.asp. Kommunikationen i forbindelse med implementeringen af en HR-strategi kan nemlig påvirke, i hvilken grad medarbejderne tager HR-strategien til sig og derved lader den gennemsyre deres dagligdag.

Udarbejdet af PROBANA Business School

Det er imidlertid vigtigt, at man er klar over, at ikke alle former for kommunikation virker lige godt i alle virksomheder, og man skal derfor tilpasse sin kommunikation til organisationen og gøre den kontekstspecifik.

Traditionelt skelner man mellem midler til henholdsvis mundtlig og skriftlig kommunikation. Denne opdeling er foretaget, idet der er markante forskelle mellem disse to med hensyn til deres evne til at viderebringe information. Generelt kan man sige, at valget af medie giver mulighed for at formidle rig information, når det: ”A) kan overføre mange signaler samtidig, B) giver mulighed for hurtig tilbagemelding og C) giver afsender og modtager mulighed for at være personlige og tilpasse meddelelsen til hinanden” (Jacobsen & Thorsvik, 2008, 244). Når man taler om kommunikation kan man bruge en ”media-richness” skala som siger noget om hvorledes de forskellige kommunikationsmidler placerer sig i forhold til deres evne til at formidle rig information. Læs mere om hvor de forskellige virke midler placere sig på denne skala her: Youtube: PROBANA - MasterClass i Kommunikation.

De skriftlige kommunikationsmidler har en lav grad af media-richness, mens de mundtlige er gode til videreformidling. Man kan dog sige, at de mundtlige kommunikationsmidler er mere ressourcekrævende end de skriftlige, idet de kræver, at der skal afsættes tid til et fysisk møde, mens det er hurtigt at sende en mail. Dog har man, når man mødes ansigt-til-ansigt, mulighed for at inkorporere nonverbal kommunikation i form af kropssprog, toneleje m.m., hvilket forstærker et budskab hos dets modtager. En anden fordel ved kommunikationsmidler med høj grad af media-richness er, at modtager med det samme kan respondere på budskabet, og afsender herved kan registrere, hvorvidt budskabet er modtaget i overensstemmelse med dets hensigt. Denne interaktionelle proces leder os i retningen af et omdiskuteret begreb – det såkaldte ”sense-making”-begreb.

En kendt teoretiker, som netop lægger vægt på dette aspekt, er Karl Weick, som er kendt for sit begreb ”sense-making”. Sense-making refererer til den måde, som individet fortolker budskaber og skaber mening med alle de informationer, som det gives. Denne sense-making- proces finder sted for, at hvert individ kan skabe mening i den verden, som omgiver vedkommende, og som i sit udgangspunkt er præget af kaoslignende tilstande.

Hvert individ sense-maker på forskellige måder, som afhænger af individets individuelle historik og kulturelle forforståelser. Læs mere om de psykologiskefaktorer der påvirker de enkelte individer her: PROBANA - MasterClass i Psykologi. Det er herfor ikke selvsagt, at HR-strategien: ”Vi ønsker at ansætte de dygtigste medarbejdere i branchen med kompetencer, som understøtter vores overordnede virksomhedsstrategi” fortolkes på samme måde af to forskellige medarbejdere.

Det modsatte fænomen er ”sense-giving”, hvor fokus ligger på afsenders formidling af budskaber. Det er netop her, at HR skal træde i karakter og tilrettelægge formidlingen af HR-strategien til netop de medarbejdere, som er ansat i organisationen, så disse får en så korrekt forståelse af strategien som muligt og derved kan føre den ud i livet i alle de tilsigtede henseender.

Hvis HR bruger sense-making-teknikker, bør man først og fremmest påtænke, at man ønsker at give medarbejderne en viden omkring ”hvad der foregår” gennem eksempelvis storytelling, metaforer og lignende – Læs mere her: PROBANA - MasterClass i Kommunikation. Man skal derudover være opmærksom på de multiple sense-making-processer, som finder sted i virksomheden. Det kan derfor være nødvendigt at implementere HR-strategien på forskellige måder til de forskellige kulturer, som hersker i virksomheden, idet de forskellige kulturer givetvis ikke sense-maker på samme måde, og derfor ikke får det samme ud af en implementeringsproces. Teorien anbefaler, at det i de fleste tilfælde er fordelagtigt at benytte sig af rich-media, idet mange misforståelser kan undgås ved denne form for kommunikation.

Der findes yderligere tre faktorer, som er væsentlige at medtænke, når HR skal berette om strategiimplementeringen. Disse er køn, sprog, magt og følelser.

Der findes nogle helt generelle forskelle mellem mænd og kvinders kommunikationsteknikker. Overordnet set er der basale forskelle i henholdsvis mænd og kvinders måde at give og modtage feedback samt i hvor høj grad, at spørgsmål anvendes. Kvinder stiller i den forbindelse en del flere spørgsmål og har en tendens til at omtale kommunikationsmodtageren som ”vi”, mens mænd benytter diskursen ”jer”.

Sproget, som anvendes ved kommunikation, kan ligeledes have indflydelse på modtagerens sense-making-proces. Her findes der også væsentlige forskelle på mænd og kvinder. Afsenderen bør derfor overveje, om det er mænd eller kvinder, som vedkommende kommunikerer med. Den nævnte forskel på mænd og kvinder kan selvfølgelig ikke opstilles så firkantet i realiteten.

Magtaspektet i organisationen spiller ligeledes ind på kommunikationen, eftersom afsenderens relation til modtageren og afsenderes organisatoriske position har betydning for modtagers sense-making.

Endelig har de følelser, som kommunikeres, også betydning for opfattelsen af budskabet. Det anbefales, at afsender forsøger at lade budskabet med positiv energi og inddrager det positive ved implementeringen af strategien, så modtageren får en opfattelse af, at strategien medfører noget positivt til netop hans/hendes arbejdsliv.

Kommunikation og psykologi er to værktøjer, der er vigtige at kende til i virksomhedssammenhænge, og ledere kan drage nytte af at mestre dem individuelt og i samspil. PROBANA Business School udbyder to anerkendte uddannelser:

• PROBANA - MasterClass i Psykologi
• PROBANA - MasterClass i Kommunikation

Disse uddannelser har hver deres fokus, men samspillet mellem dem vil give en synergieffekt, som du kan bruge som leder og som menneske til at få budskaber igennem på den rigtige måde, tilpasset modtager.

Hvis du er i tvivl om hvilken uddannelse der er den rigtige for dig, så kontakt en af PROBANAs konsulenter for at få en bedre indblik i dine muligheder, eller tilmeld dig direkte på PROBANA - Kursuskatalog eller tlf. 45 76 58 58.

Læs mere i Berliske Business artikel om PROBANA: og PROBANA - Berlinske Business

Følg os på: PROBANA Facebook, PROBANA LinkedIn, PROBANA Twitter, PROBANA Google+ eller PROBANA YouTube-video

Emner