Ineffektive møder er den største tidsrøver…

Drukner du i ineffektive møder, som stjæler alt den tid, du ellers skulle bruge på ’rigtigt arbejde’? Du er ikke den eneste! Læs med her, hvor PROBANA Business Schools MasterClass i Human Ressource Management (MCH), giver dig nogle simple retningslinjer, som vil effektivisere dine møder .

I en nylig undersøgelse lavet af Centre for Economics and Business Research kom det frem, at kontorarbejdere i gennemsnit bruger ca. 4 timer om ugen på at sidde i møder. De selv samme medarbejdere postulerer samtidig, at ca. halvdelen af denne tid, føles som rent spild, og at møder i øvrigt er den største ’tidsrøver’ på jobbet. Projektleder og produktivitetsekspert Tony Wong giver følgende tips til optimering af tid og out-put i forbindelse med afholdelse  af møder.

1.    Timing

Næste gang du afholder møde, så overvej om det virkelig er nødvendigt med de ’obligatoriske’ 60 minutter. Ofte er 30 eller 20 minutter tilstrækkeligt, og desuden giver en ’stram’ – men realistisk – tidsplan de resterende mødedeltagere en fornemmelse af, at de skal være aktive og effektive på mødet.

Begynd altid til tiden – også selvom det ikke er alle der er mødt endnu. Ligeledes så slut af på det aftalte tidspunkt – også selvom i ikke er kommet igennem hele agendaen. Det handler om at skabe en effektiv mødekultur, og her er mødedisciplin det første trin.

2.    Størrelse

Overvej om det nu også er nødvendigt, at invitere alle de deltagere, du i første omgang havde tænkt. Typisk falder mødets effektivitet ligeså snart, der er flere end 3-5 deltagere på mødet. Ofte vil det mere effektivt, at holde flere møder med færre personer.

3.    Retning

Der er ikke noget mere drænende, end at mødes bare for mødets skyld. Sæt fra start en dagsorden, styr den og følg den. Tager mødet en drejning ud af et irrelevant sidespor, er det dit ansvar, at få det tilbage på sporet. Gentagelser, ligegyldige kommentarer og irrelevant snak skal elimineres. Hvis ikke alle mødedeltagere både før, under og efter mødet har en klar fornemmelse af formålet, har du fejlet i din rolle som facilitator.

4.    Forberedelse

Forlang at deltagerne kommer forberedt. Inden mødet kan du med fordel - udover at sende deltagerne dagsordenen sammen med uddybende information om mødeemnet - bede deltagerne have udarbejdet eventuelt materiale, ideer eller spørgsmål til problemstillingen. Forvent at deltagerne har sat sig ind i stoffet og ager derefter.

I en tid hvor effektivisering og fokus på værditilvækst er i højsædet, er der ikke plads til ineffektive møder, og som virksomhedsleder er det dit ansvar at fostre en motiverende og effektiv kultur i virksomheden. Det kan virke som småting der skal til, men husker du dem, og får dem implementeret som en del af virksomhedskulturen, kan det spare dine medarbejdere, kollegaer og i sidste ende dig selv, for de ligegyldige tidsrøvere.

MasterClass i HRM er en af landets mest benyttede HR-uddannelser til ledere i både det private og offentlige. Uddannelsen giver dig en bred og praktisk anvendelig opdatering af din HR-mæssige værktøjskasse, og løfter dine personlige samt faglige kompetencer som leder. Læs meget mere om uddannelsen fra PROBANA Business School på www.probana.com/mch.asp

Vi starter nye hold i august og oktober 2013 i både Aarhus og København. Kontakt en af vores uddannelseskonsulenter allerede i dag på 45 76 58 58 og få en snak om dine fremtidige karrieremuligheder.  

Emner