Fredensborg Kommune og Comcare indgår udviklingspartnerskab

Fredensborg Kommune og Comcare har indgået et tæt samarbejde med henblik på at udvikle det bedste kontraktstyringsværktøj på markedet i henhold til KL´s rapport

Mange både private og offentlige virksomheder har stort fokus på indgåelse af kontrakter, men når dagligdagen rammer, og tiden er knap, så ender kontrakterne ofte i en skuffe og bliver først hevet frem, når det er blevet tid til fornyelse, eller i værste tilfælde når samarbejdet omkring kontrakten er gået rigtig skævt. Ifølge IACCM[1] spilder virksomheder hvert år omkring 9 % af sin indtjening på manglende kontraktstyring. Det skyldes primært tidsspilde, manglende kvalitet i leverancen og manglende gevinstrealisering. KL bakker op om en ny løsningsmodel som Fredensborg Kommune står bag.

Fokus på bundlinjen

Contract Management er på agendaen i rigtigt mange både private og offentlige organisationer. Der er fokus på at opnå kontrakternes fulde potentiale både for kunden og for leverandøren ud fra den tankegang, at der er betalt for hvert et vilkår i kontrakterne. Flere og flere organisationer ansætter Contract Managers, hvis fornemmeste opgave er at sikre, at kontrakternes bestemmelser indfries, men også at kontrakten hele tiden tilpasses kundens behov og markedet.

En kontrakts bestemmelser kan omdannes til operationelle handlinger, hvormed kontrakten bliver et dynamisk og synligt omdrejningspunkt for leverandøren og de interne parter i organisationen. Contract Management dækker over hele kontraktens livscyklus og er en kontinuerlig proces. Fokus i denne proces er opsamling, strukturering og dokumentation af viden og erfaringer med henblik på at udarbejde de rigtige kontraktændringer i kontraktperioden og i efterfølgende kontrakter.  

Udvikling af kontraktstyringssystem

Fredensborg Kommune har anvendt Comcares Contract Management system i flere år, men i takt med, at Kommunen begyndte at arbejde mere strategisk med Contract Management, blev behovet for systemunderstøttelse af kontraktstyringsprocesser større. Efter en markedsundersøgelse, så Fredensborg Kommune et potentiale i at kunne etablere et samarbejde med Comcare, som på nuværende tidspunkt er i fuld gang med at udvikle en helt ny platform, Rakat X, som netop indeholder modulet Contract Management.

I udviklingen af Rakat X-platformen benytter Comcare de nyeste teknologier inden for robotteknologi og machine learning, som automatisk vil kunne udføre dele af de opgaver, som i dag udføres manuelt af medarbejderne hos Comcares kunder.

Devoteams rapport viser et kæmpe potentiale

Ifølge Devoteams Contract Management rapport fra 2018[2], som bygger på en spørgeundersøgelse blandt offentlige myndigheder, styrer cirka 23 % deres kontrakter med de interne værktøjer, som de har til rådighed i forvejen, såsom Excel eller databaser. Kun 25 % anvender et dedikeret CM system. Der er altså et stort uforløst potentiale i mange organisationer, i forhold til at få sat kontrakterne i system og optimeret processerne omkring Contract Management.

Kommunerne og KL viser stor interesse for segmenteringsmodel

”Vi har store forventninger til Rakat X Contract Management løsning, og vi ved, at Fredensborg Kommunes segmenteringsmodel og contract management koncept har vakt stor interesse rundt om i det offentlige. Blandt andet har KL offentliggjort Fredensborg Kommunes segmenteringsmodel som inspirationsmateriale i forbindelse med den fælleskommunale indkøbsstrategi. Vi er derfor overbevist om, at behovet for at arbejde med kontrakterne på denne måde i et dedikeret kontraktstyringssystem vil øges fremadrettet, og efterhånden som Danmark bliver mere moden inden for Contract Management, er vi klar med den bedste løsning.”, udtaler Søren Iversen, Adm. Direktør i Comcare.

Strategisk arbejde med kontrakter

Ved budgetforliget for 2017-2020 vedtog Fredensborg Kommunes politikere at etablere en Contract Management funktion. Det primære fokus for Contract Management funktionen er at samarbejde med kommunens fagcentre samt med leverandørerne, om at få fuldt udbytte ud af kommunens kontrakter. Jennifer Brethvad, Chefindkøber i Fredensborg Kommune, udtaler: ”I Fredensborg Kommune havde vi mulighed for at gribe Contract Management opgaven an ud fra to vinkler, dels at udarbejde en strategi for Contract Management og, som også inkluderede nogle nye strategiske værktøjer, og dels at udøve konkret kontraktstyring på flere af kommunens kontrakter.”

Et af de væsentligste værktøjer, som Fredensborg Kommune benytter, er deres segmenteringsmodel. Anvendelse af segmenteringsmodellen giver kommunen mulighed for nemt at prioritere ressourcer til de kontrakter, hvor det skaber mest mulig værdi. Resultatet af segmenteringen afgør, hvorledes kontrakterne håndteres og styres. Segmenteringsmodellen understøtter kommunen ved at sikre den værdiskabelse, der ligger i at kunne anvende kommunens kontrakter aktivt, og styre kommunens leverandørrelationer ensartet og effektivt. 

Alle kommunens kontrakter i Comcares Contract Management system segmenteres ud fra en risikovurdering og kontraktsum. Til hvert segment er der tilknyttet en handlingsplan, hvor faste aktiviteter er defineret.

Segmenteringsmodellen kan tilpasses forskellige størrelser og typer af virksomheder. Skæringspunkterne mellem segmenterne kan tilpasses ud fra organisationen ved at ændre grænsen for, hvornår en kontraktsum er lav eller høj. Ligeledes kan grænsen for, hvornår en risikovurdering er lav eller høj, ændres. Den enkelte virksomhed kan selv definere, hvilke elementer risikovurderingen skal bestå af.

Udvikling sammen med brugerne

Comcare udvikler altid deres systemer i tæt samarbejde med brugerne, og søgte efter nogle sparringspartnere med dyb viden inden for contract management, som kunne bidrage aktivt til udviklingen af et nyt best-in-class system. Det stod hurtigt klart for Comcare, at Fredensborg Kommune var et kæmpe aktiv i forhold til sparring og udvikling set fra brugernes synspunkt.

Comcare var allerede langt med brugerfladen på det nye Contract Management system, og Fredensborg Kommune ser et stort potentiale i det kommende system fra Comcare. ”Det bliver et stort aktiv for Fredensborg Kommune, at vi får et system, som understøtter Contract Management strategisk i organisationen, samtidigt med at systemet kan benyttes til den konkrete kontraktstyring. Vi kommer til at undgå at udføre flere, nuværende manuelle, processer i forbindelse med vores arbejde med contract management.  Og så glæder vi os rigtig meget til at have systemunderstøttelse igennem hele kontraktstyringsforløbet. ”, udtaler Mette Vinther, Contract Manager.

[1] IACCM, den Internationale Organisation for Contract & Commercial Management
[2] Contract Management 2018 Devoteam A/S

Om Comcare A/S

Comcares mission er at gøre elektronisk samhandel mellem virksomheder og organisationer så gnidningsfri, effektiv og omkostningsbesparende som mulig. Vi hjælper vores kunder med at få det bedste udbytte af de digitale mediers muligheder. Hos Comcare lægger vi stor vægt på brugervenlighed, og vores agenda er derfor altid, at vores kunder opnår størst mulig tryghed i det daglige arbejde.

Emner