Elektronisk dokument-håndtering

Pressemeddelelse marts 12, 2003 IT

Finsk storbank indfører elektronisk dokument håndtering

- som erstatter manuel håndtering af otte mill. stk. papir årligt

OKO Bank Group har elimineret deres udgifter til kopiering, porto og arbejdsløn til forsendelse af 8 millioner stykker papir, hvilket har resulteret i en årlig besparelse på 71%. De store besparelser er en resultat af selskabets implementering af IXOS®-eCONserver til SAP® Data Arkivering og IXOS-eCONtext til SAP. Investeringen var tjent hjem i løbet af mindre et år.

Service og troværdighed udgør en væsentlig parameter i bankverdenen. Begge dele er blevet øget med integrationen af IXOS-eCONserver.

″Kommer der f.eks. en kontrol i en af vores 243 afdelinger vil sagsbehandleren straks kunne finde de ønskede oplysningen frem. Vi bliver i stand til at yde en bedre og hurtigere service, og indadtil opnår vi en stor grad af tilfredsheds ved at have orden i sagerne. Det giver øget effektivitet og overskud″, siger Projekt Manager Turo Mäki, OKO Bank Group.

OKO Bank Group fremstiller flere end 15 forskellige rapporter pr. bank pr. måned - omkring otte millioner sider pr. år. Førhen blev rapporterne på over 1.000 sider distribueret med post til OKO BANK Group's 243 afdelinger over hele landet. Det tog tidligere alene 3-4 døgn at kopiere og distribuere disse rapporter, og overskueligheden var begrænset.

″I det daglige har de elektronisk lagrede rapporter vist sig meget hurtigere og nemmere at bruge, blandt andet fordi man kan søge direkte ind på de nøgletal og afsnit, som er relevante. Man kan også sige, at vi ved hjælp af elektronisk arkivering er kommet meget tættere på informationerne. I dag tager det få sekunder, tidligere kunne de tage mange dage at finde frem til en bestemt oplysning″, fortæller Turo Mäki.

Ifølge loven skulle banken opbevare indkøbsordre i papirformat i seks år med det tidligere arkivsystem, og alene den enorme papirmængde har rent fysisk lagt beslag på mange kvadratmeter lagerplads i virksomheden, som nu er frigivet til andre formål.

En milepæl i bankens historie
IXOS-eCONserver aflaster SAP søge-database ved at arkivere data på IXOS-eCONserver, så snart de ikke har højaktuel interesse. For brugeren er dataene dog stadig lige så let og hurtigt tilgængelige, som når de ligger på SAP database. Når dataene ikke længere har aktuel værdi og søgefrekvensen er dalet, arkiveres de på et optisk medie i en jukeboks, hvor de stadig er tilgængelige for den enkelte bruger, men fordelen er, at dataene ikke længere belaster søgedatabasen, som derfor ikke mister hastighed eller ydeevne, hvilket tillader brugerne at arbejde mere effektivt. Arkiveringen sker automatisk og administrationen er meget let og overskuelig, selv med meget store mængder data. Løsningen er skalerbar, så selvom trafikken i fremtiden skulle stige voldsomt, vil den stadig kunne matche behovet.

- I øjeblikket håndterer IXOS-eCONserver dagligt omkring 2.500 dokumenter, og forskellen kan virkelig mærkes, da vi tidligere skulle håndtere og arkivere disse manuelt og på papir, fortæller Turo Mäki, der naturligvis oplever udviklingen som en milepæl i virksomhedens historie. ″Man kan også sige, at takket elektronisk arkivering, er vi kommet tættere på informationerne. I dag tager det få sekunder at finde en bestemt oplysning, hvor det tidligere kunne tage flere dage″, sigert Turo Mäki.

Den perfekte pakkeløsning
″Vi har valgt IXOS SOFTWARE AG, fordi firmaet er i stand til at levere både know-how og programmel. Konsulenterne har indgående kendskab til SAP og stor erfaring med elektronisk håndtering og arkivering af dokumenter. For os har det betydet meget, at IXOS opererer på et internationalt marked og har løst tilsvarende opgaver for andre store banker i andre lande. Vi vægter sikkerhed meget højt, og derfor har vi i vores udvælgelse skelet til de løsninger, som IXOS allerede har leveret i tilsvarende brancher, både her i Finland, men også internationalt. IXOS løser opgaven i en totalentreprise, hvor de tager hånd om hele løsningen, og det har fungeret upåklageligt for os″, slutter Turo Mäki.

Om OKO BANK Group
OKO Bank Group består af 243 uafhængige medlemmer af kooperative banker samt gruppens lovbefalede centrale institution, OKO Bank Group Central Cooperative. OKO Bank Group har 16 federationer af kooperative banker og flere end 1 million medlemmer. De kooperative banker har næsten 3 millioner kunder, og gruppens aktiemarket af Eurodeponeringer og kreditter overgår 30%. Derudover er OKO Bank Group i forreste linje af teknologisk udvikling ved at tilbyde nye banking services, hvoraf flere end 685.000 af dets kunder allerede har tilsluttet sig en elektronisk kunde-bank aftale. OKO Bank Gruppen er i gang med at implementere SAP Data Arkivering og forventer at have fuldført integrationen mod slutning af året.

Om IXOS
IXOS er en førende global udbyder af løsninger for håndteringen af forretningsdokumenter. IXOS- løsninger håndterer alle eBusiness dokumenter og integrerer problemfrit disse dokumenter i online forretningsprocesser. Førende virksomheder fra forskellige industrier har valgt IXOS SOFTWARE AG som deres strategiske partner. IXOS har ca. 2300 succesfulde installationer. Ca. 1,7 millioner brugere nyder fordelene ved IXOS eBusiness dokument løsninger. Som en tilføjelse til dets produkt portofolio tilbyder IXOS et bredt spektrum af service ydelser, blandt andet 24 timers support syv dage om ugen samt et globalt team af højt kvalificerede konsulenter.

For mere information, kontakt venligst:
Presseansvarlige: Lene de Wett Petersen hos IXOS SOFTWARE Nordic på telefon: +45 4324 4327 eller besøg IXOS hjemmeside på www.ixos.com

Emner

---

IT