Brug en time og tjen milliarder......

Danske firmaer og offentlige institutioner investerer hvert år milliarder af kroner i elektronisk kontorudstyr, men mange køber ind i blinde og bliver snydt for millionbeløb. Syv ud af 10 private og offentlige virksomheder betaler for meget ved indkøb og drift af MFC, MFP, kopimaskiner, printere og telefax.

70 procent betaler alt for meget. Helt op til 10 gange markedsprisen. Det viser en analyse, som rådgivningsvirksomheden WichmannGroup Ltd. har foretaget.

Og ikke nok med, at omkostninger til indkøb og drift af MFC (multifunktionscopiers), MFP (multifunktionsprintere), kopimaskiner, printere og faxer sætter markante aftryk på bundlinjen. Horrible servicekontrakter føjer spot til skade og binder virksomheder til ublu driftsomkostninger.

Årsagen til, at mange tusinde firmaer og offentlige institutioner køber katten i sækken er, at de faglige kompetencer for indkøb på området er ikkeeksisterende i de fleste virksomheder. Derfor har kopibanderne frit spil.

Vi har set i en række forbrugerprogrammer på tv, hvor galt det kan gå. Her har man afdækket problemerne med uigennemskuelige finansieringer, men ikke afdækket problematikkerne omkring langt større områder eller vist, hvordan problemerne skal løses.

Det gør WichmannGroup Ltd. nu noget ved.

WichmannGroup Ltd. har mere end 25 års erfaring i MFC, MFP, kopimaskine-, printer- og faxbranchen. Det gælder både rådgivning, indkøb, finansiering, implementering, teknisk vedligeholdelse og driftsomkostninger.

Jeg vil anslå, at syv ud af 10 virksomheder i gennemsnit betaler 40 procent for meget. Og det er rigtigt mange penge, der er tale om. Der sælges i Danmark årligt for 3,5 milliarder kroner i elektroniske kontorartikler og for to milliarder kroner i MFC, MFP, kopimaskiner, printere og fax. Vi skønner, at der kunne findes årlige besparelser for tæt på 1,5 milliarder kroner, på landsplan, ved at anvende én time til analyse af situationenĢ, siger direktør Preben Wichmann.

Gennemsnitsomkostningerne, når det gælder indkøb og drift på området, udgør cirka 10 procent af virksomheders bruttofortjeneste.

Besparelsernes hovedområder og fordeling er skønsmæssigt:

    20 % til overfinansieringer og fupfinansieringer
    30 % til manglende infrastruktur  
    20 % til ukontrollerede dokumentstrømme  
    30 % til driftsomkostninger ved indkøb af hokus pokus-forbrugsstoffer

Her er en række eksempler på faldgrubber:

Kopibanderne, som jeg kalder de useriøse leverandører af MFC ére, MFPere, kopimaskiner, printere og fax, har begrænset faglig kompetence og koncentrerer sig derfor mest omkring det økonomiske. De frister med en hurtig handel til en god månedlig finansieringspris, med indbyggede smørepenge, med ulovlige sideaftaler, med gemte restværdier, med uigennemskuelige ekstradebiteringer af toner eller ved dækflader (den del af et papir, som bliver printet) større end fem procent, ved anvendelse af scannerfunktioner, ved anvendelse af efterbehandlingsfunktioner og lignende.

Retailmarkedet tilbyder prisbillige små maskiner, der efterfølgende suger næring til sig ved gastronomiske priser på forbrugsstofferne, som mange gange sluger den umiddelbare gevinst ved indkøbet. Udskrifter kan her koste op til kr. 25 kr. pr. stk., en omkostning, som virksomheder i de fleste tilfælde slet ikke er bevidste om og slet ikke lægger mærke til, da de mange løbende fakturaer har en størrelse, som bogføres under småanskaffelser.

Tonerbanderne, som jeg kalder de useriøse forbrugsstofleverandører, har som regel meget lille faglig kompetence og koncentrerer sig udelukkende om at rundsnakke den indkøbsansvarlige (ofte en receptionist) til at købe et parti forbrugsstoffer, som sælger lover har tre gange længere levetid, bedre printkvalitet på grund af hokus pokus-toner. Desuden loves bedre garanti, der også dækker selve printeren, noget, som slet ikke kan lade sig gøre. Men de ublu løfter bliver solgt ved hjælp af gaver, som i nogle tilfælde tilbydes sendt direkte til den indkøbsansvarliges privatadresseĢ, siger Preben Wichmann.

Der er igennem den seneste tid dukket flere rådgivningsfirmaer op i forbindelse med afdækning af skumle finansieringsaftaler. De ser bare ikke dybt nok til at kunne afdække den største del af omkostningerne og ser desværre kun toppen af isbjerget. Men de skal da være hilst velkommen, hvis der altså ikke er tale om tidligere medlemmer af kopibanden, der - som ulve i fåreklæder - nu har fundet nye græsgange, for så er ræven jo sat til at vogte høns, siger  Preben Wichmann.

Men en tidlig reaktion kan minimere skaderne af en skidt handel. WichmannGroup Ltd. har udviklet et totalanalyseværktøj, som er baseret på de seneste 25 års erfaringer fra såvel den tekniske side som den finansielle side. Værktøjet afdækker samtlige forhold omkring omkostninger til anskaffelse og drift af MFC, MFP, kopimaskiner, printere og telefax.  

Analyseværktøjet har vist sig så effektivt, at der allerede ved analyse i de første 20 virksomheder blev afdækket besparelser på knap seks millioner kroner.

20 års markedspriser på maskiner, forbrugsstoffer og reservedele til samtlige kopimaskiner, printere og telefaxer er værktøjet, som kan dokumentere finansierings-, service- og vedligeholdelsesudgifter. Desuden kan man via dokumentationen sammenligne pris- og serviceaftaler. Og endelig kan WichmannGroup Ltd. via samarbejde med førende advokatfirma komme helt til bunds i aftaler, som er uldne i kanten.

Man kan som hovedregel ikke komme ud af de overordnede finansieringsaftaler, når der først er skrevet under, men hvis vi finder ulovligheder i form af sidekontrakter eller dokumentfalsknerier, arbejder vi videre med henblik på at få klienten ud af aftalen. Der kan alligevel være mange penge at spare, selvom det skulle vise sig umuligt at komme ud af en brodden finansieringsaftale. I en kontrakt står eksempelvis, at køber binder sig til et årligt forbrug på 900.000 prints til 1,43 kr. pr. stk. Men køber bruger måske 1,5 millioner prints. Der er altså mulighed for at holde 600.000 prints ude af den kontraktlige aftale. De prints kan eksempelvis leveres inkl. en ny maskine til 19 øre pr. stk., som giver en årlig besparelse på 860.000 kr.

Mit råd til mindre virksomheder og offentlige institutioner er, at de skal gennemføre en regelmæssig omkostningskontrol for at finde frem til deres del af milliardbesparelserne, og frem for alt, at få afdækket printprisen inden der investeres i en ny ”umiddelbar billig” printer, siger Preben Wichmann.

Mellemstore og større virksomheder og institutioner bør ud over omkostningskontrol gennemføre en totalanalyse på området, siger Preben Wichmann, der er så sikker på store besparelser for de enkelte virksomheder, at WichmannGroup´s  nu tilbyder en totalanalyse efter princippet "no cure - no pay".

Yderligere informationer hos direktør Preben Wichmann, WichmannGroup Ltd., tlf. +45 4444 3070.
Se også hjemmesiden www.wico.dk - www.wicoshop.eu  
 
Indsættelse: Vedhæftet grafik fil med markedsoplysninger 2006.

I den tredje verden dør et barn hvert tredje sekund af sygdom og hvert syvende sekund af sult. 1,5 milliarder kroner kan for eksempel hjælpe over 700.000 børn om året ud af ernærings, sundheds og uddannelsesmæssige og sociale problemer.

Preben Wichmann har over 30 års kompetence og erfaring fra kontormaskine og it-branchen. Han har været med, siden de første elektroniske IT løsninger fandt vej til dansk erhvervsliv. Teknikeren, som gik hele vejen, og igennem årene, har behersket alle kroge af branchen i førende danske og internationale virksomheder.

Kildeangivelse: IDC, MPA International og Red Barnet.

Emner